ما هي عناصر التقرير

بواسطة: - آخر تحديث: ٠٩:٠٩ ، ٢ أبريل ٢٠١٩
ما هي عناصر التقرير

الكتابة

لا شكَّ أن للكتابة أهمية جدُ كبيرة وذلك لاعتبارها حاضنة لتاريخ الأمم السابقة بما فيها الآداب واللغات والعلوم إذ أنها مكّنت الإنسان المعاصر من الانخراط بين ما تم إنشاؤه وتدوينه قديمًا، فهي الوسيلة المُثلى للنهوض الحضاري بين الشعوب نظرًا لإسهاماتها في ارتقاء الشعوب المختلفة من ناحية فكرية وثقافية وعلمية، إذ أنها المزيج الرمزي الذي يمكن من خلاله التعبير عن الفكرة بشكل مفهوم، وتقسم الكتابة الى عدة أنواع ومنها الكتابة الإبداعية والكتابة الوظيفية التي تتفرع الى التقارير وغيرها، وفي هذا المقال سيتم التحدث عن عناصر التقرير.

مفهوم التقرير

يستخدم التقرير كوسيلة اتصال فعالة بين الوحدات المختلفة، فهو عرض مكتوب يحتوي على مجموعة معلومات تضم حقائق خاصة بموضوع معين أو اقتراح أو حل لمشكلة قائمة حيث يقوم على شرح مبسط للقضية بأسلوب رسمي، إذ يتم من خلاله تعزيز معلومات القارئ حول القضية المكتوبة، تعتبر التقارير وسيلة من الوسائل المهمة تساعد في اتخاذ القرارات التقييمية والمستقبلية.

عناصر التقرير

التقرير عبارة عن مستندات تعبر عن ملخصات لموضوع معين أو مواضيع ذات صلة، حيث يوفر او ينقل معلومات و حقائق وبيانات الى جانب التوصيات والمقترحات، تعبر عناصر التقرير عن البنية الهيكلية له ومن أهم هذه العناصر ما يلي:

  • بداية التقرير: تعتبر البداية مهمة بكل شيء حيث أن بداية التقرير تتكون من المحتويات الأساسية التي يحتويها كما وتحتوي البداية على مقدمة بسيطة تحتوي نبذة مبسطة عن موضوع التقرير بما فيها الأهداف خاصته، وفيما يلي أبرز العناصر المكونة لبداية التقرير:
  1. صفحة العنوان: وهي عبارة عن صفحة تتضمن معلومات تعريفية منها عنوان التقرير والجهة الكاتبة له.
  2. المقدمة: وهي التمهيد الذي يتناول موضوع التقرير.
  3. الخطاب المرفق بالتقرير: وهو عبارة عن خطاب يتم رفعه إلى جهة إدارية أعلى.
  4. المخلص الإداري: يتم توجيه الملخص الإداري الى المديرين التنفيذيين بغية الحصول على نبذة من المعلومات المرفقة.
  • جسم التقرير: وهو الجزء الأهم فيه حيث يحتوي على الحقائق والمعلومات المراد طرحها أو مناقشتها أو حلها، وذلك من خلال أسلوب منظم ورسمي.
  • الخاتمة: وهي عبارة عن نهاية يتم من خلالها عرض ملخص عام للتقرير المرجو إيصاله، حيث تتكون النهاية من أجزاء وهي:
  1. التوصيات: وهي مجموعة من الاقتراحات العلمية.
  2. الخلاصة: وهي نتيجة لما توصّل إليه التقرير بشكل مختصر.
  3. المراجع: وهي قائمة الأعمال التي تم الرجوع إليها أثناء كتابة التقرير.
  4. الملاحق: تعتبر الملاحق من المكملات التقرير وليست أساسية وهي معلومات مكملة للتقرير.

أهمية التقرير

تعد التقارير ذات أهمية  كبيرة وذلك لأنها وسيلة جيدة من وسائل الاتّصال الفعال حيث يتمحور الغرض محاولة توضيح صورة في موضوع معين الى جهة أو الى شخص يهمه موضوع التقرير، كما وتعتبر كتابة التقرير وسيلة مهمة ذات فوائد عديدة ومنها:

  • يتم من خلاله توفير الوقت والجهد للجهات المُخاطبة.
  • إن التقارير علاقة وطيدة بالتوجيه حيث أنها ساعد على توجيه السلوك وضبطه.
  • وسيلة اتصال مهمة فمن خلالها يتم التعرف على وجهات النظر المختلفة منها الآراء والتوصيات والمقترحات بخصوص مشكلة ما يجب حلّها.
  • توفير التقارير إمكانية الرجوع إليها في أي وقت نظرًا لعملها كوعاء معلوماتي.