ما هو نظام ERP

بواسطة: - آخر تحديث: ٠٩:١٩ ، ٧ أكتوبر ٢٠١٩
ما هو نظام ERP

إدارة الأعمال

تشمل إدارة الأعمال إدارة العمليات التجارية والإشراف عليها، بالإضافة إلى المجالات ذات الصلة والتي تشمل المُحاسبة والمالية وإدارة المشاريع والتسويق، وتتضمن إدارة الأعمال أداء أو إدارة عمليات الأعمال وصنع القرار، فضلًا عن التنظيم الفَعال للأشخاص والموارد الأخرى، لتوجيه الأنشطة نحو الأهداف والغايات المشتركة، كما أنها تُشير إلى وظيفة الإدارة الأوسع نطاقًا، بما في ذلك الخدمات المالية وشؤون الموظفين ونظم المعلومات الإدارية المرتبطة بها، ومن أهم الأنظمة نظام ERP، لذلك لا بُد على الإدارة معرفة ما هو نظام ERP المُناسب لها، وكيفية العمل به واحتياجاته، حيث ترتبط الإدارة على وجه التحديد بالجوانب التقنية والتشغيلية للمنظمة، وتتميز عن الوظائف التنفيذية أو الاستراتيجية.[١]

ما هو نظام ERP

يُعرف نظام ERP على أنه نظام يساعد على تخطيط موارد المؤسسات، ويُعد الإدارة المتكاملة لعمليات الأعمال الرئيسة، والتي غالبًا ما تكون في الوقت الفعلي ويتوسط فيها البرامج والتكنولوجيا، ويشار عادةً إلى ERP كفئة من أنظمة إدارة الأعمال، لذا لا بُد من معرفة ما هو نظام ERP، فهو يعرف عادةً على أنه مجموعة من التطبيقات المتكاملة والتي يُمكن أن تستخدمها المؤسسة لجمع وتخزين وإدارة وتفسير البيانات من هذه الأنشطة التجارية العديدة، وتعمل أنظمة ERP على مجموعة متنوعة من أجهزة الكمبيوتر وتكوينات الشبكات، وعادة ما تستخدم قواعد البيانات كمُستودع للمعلومات.[٢]

ولمعرفة ما هو نظام ERP، والذي يُوفر رؤية متكاملة ومُحدثة بشكل مستمر لعمليات الأعمال الأساسية باستخدام قواعد البيانات المشتركة التي يحتفظ بها نظام إدارة قاعدة البيانات، فإنه نظام يتعقب أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وموارد الأعمال سواءً منها النقدية والمواد الخام والقدرة الإنتاجية اختصارًا لتخطيط موارد المؤسسة،[٢]فهو نظام أعمال يدمج العديد من التطبيقات المتعلقة بالمحاسبة والموارد البشرية، بالإضافة إلى المخزون وأوامر الشحن والخدمات، وتُستخدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على نطاق واسع منذ أوائل التسعينات وتندرج تحت مظلة تطبيقات المؤسسات، حيث تستخدمها الشركات الكبيرة في الغالب.[٣]

إن معرفة ما هو نظام ERP، يُمكن من دمج التخطيط وشراء المخزون والمبيعات والتسويق والتمويل والموارد البشرية، وتُتيح تطبيقات ERP أيضًا للأقسام المختلفة التواصل وتبادل المعلومات بسهولة أكبر مع بقية الشركة، حيث إنه يجمع معلومات حول نشاط وحالات الأقسام المختلفة، مما يجعل هذه المعلومات متاحة لأجزاء أخرى، حيث يمكن استخدامها بشكل منتج، ويمكن أن تساعد تطبيقات ERP الشركة في أن تصبح أكثر وعيًا ذاتيًا من خلال ربط المعلومات حول الإنتاج والتمويل والتوزيع والموارد البشرية معًا، نظرًا لأنه يربط بين التقنيات المُختلفة المُستخدمة من قِبل كل جزء من العمل، وغالبًا ما تدمج العملية الحسابات المُستحقة الدفع وأنظمة مراقبة المخزون وأنظمة مراقبة الطلبات وقواعد بيانات العملاء في نظام واحد.[٤]

إن معرفة ما هو نظام ERP والذي يُشير إلى البرامج والأدوات التي يمكن أن تستخدمها الشركات لمعالجة المعلومات وإدارتها من جميع أنحاء الشركة، فإنه نظام يُقدم حلول من خلال تخزين هذه المعلومات في قاعدة بيانات واحدة، مما يُعطي الشركات نظرة مبسطة على كيفية تشغيل جميع أنظمتها، ومن بين الأقسام التي يمكن ربطها باستخدام برنامج ERP هي تخطيط المنتجات والتصنيع والمخزون والمبيعات والتسويق والموارد البشرية والمحاسبة، حيث يأخذ ERP جميع البرامج والتطبيقات المستخدمة لتشغيل كل من هذه الأقسام ويحولها إلى برنامج واحد قياسي في كل قسم من الأقسام، فالهدف هو التأكد من أن الأمور تعمل بكفاءة مثالية ومتزامنة مع بعضها البعض.[٥]

أنواع نظام ERP

بعد معرفة ما هو نظام ERP، حيث تعمل العديد من أنظمة ERP في السحابة باعتبارها برامج خدمة، حيث تُمكن الحوسبة السحابية من تخطيط موارد المؤسسات بسهولة وبطريقة آمنة على الشركات لإدارة معلوماتها، ويُمكن صيانة هذه الأنظمة من قِبل شركة متخصصة في الصيانة على الخوادم وقواعد البيانات، والحفاظ عليها آمنة، ويمكن أن تجعل من السهل توسيع نطاقها مع نمو عملك، وبالنسبة للشركات التي لا تستطيع الحصول على بياناتها في السحابة أو لا تريدها، يمكن تشغيل نظام ERP الداخلي على مركز بيانات الشركة، بدلًا من ذلك، يُمكن للشركة امتلاك نظام تخطيط موارد المؤسسات المُختلط الذي يدير بعض أنظمتها في السحابة والأنظمة الأخرى على فرضية.[٣]

مزايا نظام ERP

يُعد تخطيط موارد المؤسسات ERP طريقة لاستخدام الأشخاص والأجهزة والبرامج بكفاءة لزيادة الإنتاجية والربح، وبالتالي تبسيط العمليات التجارية للشركة، وقد يتضمن تخطيط موارد المؤسسات العديد من تطبيقات البرامج أو حزمة برامج واحدة، ولكن أكثر تعقيدًا تنشر بسلاسة البيانات المطلوبة من قبل قسمين أو أكثر من أقسام الأعمال الفريدة، فإن معرفة ما هو نظام ERP يسمح لكل إدارة أو مجال عمل بإدارة مركزية أثناء العمل بشكل مستقل، [٦]وتتضمن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الخصائص الآتية:[٣]

  • يُساعد في أتمتة وتبسيط العديد من العمليات، مما يزيد من الإنتاجية الإجمالية لشركتك وموظفيك.
  • يساعد في إدارة الشؤون المالية والضرائب، ويوفر الأموال للشركة.
  • أسهل لإدارة جميع جوانب سلسلة التوريد الخاصة بك.
  • يُحسن التعاون بين جميع الإدارات والموظفين.
  • يسمح للشركة بالبقاء أكثر توافقًا.
  • تُقدم تحليلات محسّنة يمكن أن توفر ذكاء أفضل للأعمال في جميع جوانب الشركة في مكان واحد.
  • يسمح بتحسين قدرات الإبلاغ.

عيوب نظام ERP

بعد معرفة ما هو نظام ERP، فإنه لا بد من معرفة أن هناك مزايا وعيوب لاستخدام برنامج ERP، حيث يُعد الجانب السلبي الأكبر في تنفيذ حل برمجيات ERP هو التكلفة، اعتمادًا على حجم الشركة، فقد يكلف ملايين الدولارات تثبيت وتدريب الموظفين على استخدام النظام، ولا يمكن النظر إلى التكلفة من حيث سعر الشراء، لأن الأمر سيستغرق مجهودًا كبيرًا لتدريب الموظفين على كيفية استخدام برنامج ERP وكيفية التأكد من أن المديرين ينظرون إلى البيانات بشكل صحيح لضمان حصولهم على أكثر من ذلك،[٥] ومن أهم عيوب نظام ERP، ما يأتي:[٣]

  • تكلفة عالية للتنفيذ.
  • يمكن أن يكون من الصعب تنفيذها والانتقال من النظم الحالية.
  • يتطلب إعادة تدريب جميع الموظفين.
  • الحاجة إلى وحدات إضافية أو وحدات مخصصة لتلبية احتياجات العمل المحددة.

أدوات نظام ERP

إن معرفة ما هو نظام ERP، يعني معرفة أفضل الأدوات لتخطيط موارد المؤسسات، والتي هي عبارة عن منهجية مُوجهة نحو العملية، والتي تدمج النظم المُستخدمة عبر الإدارات المُختلفة للشركة، مما يتيح التدفق السهل والمُوحد للمعلومات تحت ضوابطٍ محددةٍ، ويساعده استخدام تطبيقات البرمجيات وأفضل الممارسات المحددة، ومن أفضل الأدوات المستخدمة في ERP ما يأتي:[٧]

إدارة قواعد البيانات

تُعرف أيضًا بمُستودع البيانات أو أدوات إدارة المعلومات، ويعمل على تخزين البيانات وإدارة المعلومات مع سير العمل الراسخ عبر الإدارات والوظائف المختلفة، فهي العمود الفقري لأي نظام ERP، وتتوفر حلول وأدوات متعددة لتخزين البيانات، والتي تتضمن قواعد بيانات علائقية من شركات مثل Oracle و Sybaseو DB2وعروض مجانية مفتوحة المصدر مثل Microsoft MySQL و PostgreSQL و Apache Derby ، وما إلى ذلك، وقد تتضمن أدوات إدارة المعلومات الأخرى أنظمة إدارة المحتوى CMS وتطبيقات المستودع.

التطبيقات والواجهات مع إذن تحكم مناسب

يتطلب تخزين البيانات وإدارتها وصولًا للقراءة فقط أو تحليل للبيانات، وبمجرد تصنيع العناصر، يجب أن يتم وضع علامة على أنها مخزون جاهز، ويقوم قسم إدارة المخزون بتحديثه جاهزًا للبيع، وبعد عملية الشراء، يجب تحديث العنصر إلى حالة البيع، ولتحقيق ذلك تُشكل التطبيقات والواجهات سهلة الاستخدام جزءًا لا يتجزأ من أي نظام ERP يحتوي أيضًا على عناصر تحكم وأذونات محددة، في حال تم معرفة ما هو نظام ERP والغاية منه.

أداة إدارة سير العمل

إن معرفة ما هو نظام ERP والذي يتكون من وحدات نمطية متعددة وجداول للبيانات حيث تتبع تحديثات البيانات وإجراءاتها تسلسلًا محددًا منطقيًا استنادًا إلى احتياجات العمل، حيث يُمكن اعتبار سير العمل بمثابة العقل الذي يتحكم في وظائف الجسم المختلفة، ويُعد سير العمل المحدد بوضوح مع وصول مناسب على مختلف المستويات هو الجزء الضروري من أي حل ERP، والأدوات الشائعة الاستخدام المنفذة في إطار ERP تشمل على " Agiloft Workflow " و"WorkflowGen" و"Inceptico DMS" و"Intelex Business Management" و"SimpleECM".

أداة الإبلاغ

تُعرف أيضًا باسم لوحة المعلومات، ويُعد مستوى الإدارة أو مستوى القسم أو مستوى الفريق أو إعداد التقارير على المستوى الفردي مطلبًا مهمًا آخر لنظام ERP، بعد معرفة ما هو نظام ERP، والذي عادةً ما يكون متاحًا إما في نموذج لوحة معلومات مع عرض بيانات في الوقت الفعلي، أو في تقارير قابلة للتخصيص يتم إنشاؤها في كلمة أو بيانات مشتركة تحرير التطبيقات مثل جداول البيانات، وتعمل معظم أدوات التقارير ولوحات المعلومات في الوقت الفعلي، مثل التطبيقات المستخدمة من قبل الإدارات لتحديث البيانات، وهي تشمل أيضًا ميزات إعداد التقارير في نهاية اليوم والتي تقدم إرسالًا بالبريد الإلكتروني للتقارير مع مخططات أو رسوم بيانية أو جداول كمرفقات Microsoft Excel أو Word.

أدوات الاتصال

ضمن أي نظام يعمل عبر عدة أقسام، يكون الاتصال إلزاميًا، حيث تعمل أنظمة ERP على تسهيل ذلك من خلال تقديم أدوات لتوليد البريد الآلي القائم على التصرف أو الرسائل الفورية أو الدردشة أو ميزات البث العامة على المستويين الفردي والجماعي، ويتم دمج وظائف المراسلة الفورية الإضافية، مثل: وظائف Lync أو Chatter أو Yammer لتمكين الاتصال السهل والفوري.

ميزات إضافية أخرى

يمكن لأنظمة ERP دمج الوحدات النمطية لإدارة الموارد البشرية، وإدارة المشاريع، وأنظمة تتبع الوقت، وإدارة الوثائق، وفقًا لاحتياجات العمل حيث يُوجد عدد كبير من الأدوات المتاحة لكل صناعة ونوع الوظيفة، ويقدم بائعو ERP مساعدتهم للعملاء المهتمين على اختيار الأنسب، حيث إن الإنترنت متاح دائمًا للمساعدة الذاتية عند الحصول على المعلومات المطلوبة.

تكلفة نظام ERP

بعد معرفة ما هو نظام ERP بدأت العديد من الشركات في استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP، بدلًا من تطبيقات برامج المحاسبة، حيث يختلف نظام ERP عن الأنظمة المحاسبية في أن الأنظمة المحاسبية تؤدي فقط المهام المتعلقة بالمحاسبة، ومع ذلك لا يمكن لنظام تخطيط موارد المؤسسات معالجة المهام المحاسبية فحسب، بل مهام إدارة الأعمال العامة أيضًا، حيث يُعد نظام ERP عبارة عن مجموعة من حُزم البرامج التي يمكنها أداء المُحاسبة وتخطيط وتطوير المنتجات والتصنيع وإدارة المخزون وإدارة المبيعات والموارد البشرية ومهام العمل الأخرى، ومثل أي تكاليف لا بُد عند اختيار نظام ERP معرفة إجمالي تكاليف نظام ERP، حيث تشمل التكلفة ما يأتي:[٨]

  • التنفيذ.
  • التدريب.
  • تطوير التخصيص.
  • إعادة تصميم العملية.
  • أعمال الصيانة.
  • الترقيات.
  • الدعم.

الحاجة إلى نظام ERP

عندما يبدأ العديد من رواد الأعمال في البداية، يكونون قادرين على التعامل مع جميع طلباتهم وأموالهم وبياناتهم بأنفسهم، من خلال بعض جداول البيانات، ومراقبة البريد الإلكتروني بدقة وتصفح موقع الويب، ولكن مع نمو الشركات الناشئة، يزداد عدد الأشياء التي يحتاجها المالك لتتبعها يوميًا، لذلك بعد معرفة ما هو نظام ERP، لا بُد من التوجه لأجل استخدامه، حيث تسمح حلول ERP لمالك الأعمال بتخزين المعلومات من جميع أجزاء الشركة في قاعدة بيانات واحدة، مع تخطيط لموارد المؤسسات، كما يتم وضع تخطيط المنتج والتصنيع والمخزون والمبيعات والتسويق والمحاسبة في نفس النظام، مما يُبسط العمل ويجعل التعامل معه أسهل بكثير، وعلى الرغم من أن حل ERP ليس مناسبًا لكل شركة صغيرة، إلا أن هناك عدة مواقف تدل على الحاجة إلى نظام ERP، وهي كما يأتي:[٩]

  • وجود أنظمة متعددة تُكرر البيانات.
  • وجود بيانات الأعمال الهامة في أماكن مُختلفة.
  • صعوبة الوصول للمعلومات.
  • الحاجة إلى الكثير من الوقت لإنجاز العمليات.

اختيار وتطبيق نظام ERP

إن الوتيرة السريعة للتطور التكنولوجي هي السبب الذي يجعل الشركات اليوم تُكافح من أجل مواكبة الثورة الرقمية، والتي تتيح فرص جديدة يصعب الحصول عليها، لذا لا بُد من البحث عن أفضل الطرق لتلبية متطلبات السوق الديناميكية المتزايدة بجودة وسرعة أفضل، حيث إن تطوير أنظمة العمل الأساسية لدفع هو مفتاح تحويل التحديات إلى الفرص وتحقيق نتائج أعمال إيجابية، ولكن لا تُعتبر العوائق الرئيسية التي تعترض عمليات تخطيط موارد المؤسسات الناجحة هي المشكلات المتعلقة بالتكنولوجيا، مثل: التوافق والتعقيد التكنولوجي والتوحيد القياسي، بل معظمها قضايا متعلقة بالتنظيم والبشر بما في ذلك مقاومة التغيير وتطور الثقافة التنظيمية وتغيير العمليات التجارية، ومن المُعيقات التي يواجها أي نظام ما يأتي:[١٠]

  • عدم التزام الإدارة العليا.
  • عدم كفاية التواصل مع المستخدمين وعدم كفاية تدريب المستخدم.
  • عدم وجود منهجية فعالة لإدارة المشاريع.

بعد معرفة ما هو نظام ERP، فإن نجاح تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات يتم من خلال جودة البيانات التي يتم إدخالها في النظام، أثناء النشر وبعده، ومعظم حالات فشل التنفيذ هي نتيجة لسوء إدارة البيانات الرئيسة، حيث إن أكثر من 95% من البيانات الرئيسة يتم دمجها أو تجميعها في المؤسسة التي تمثل نشاطًا لمرة واحدة أثناء التنفيذ، ومن أجل التنفيذ الناجح لتخطيط موارد المؤسسات، من الضروري إشراك أصحاب المصلحة في العمل في كل مكان، حيث يمكن ضمان قدر كبير من الملكية الجماعية وإدارة التغيير التنظيمي إذا كان تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات مدفوعًا بالأعمال، بدلًا من توجيهه بواسطة تقنية المعلومات وحدها، يعمل فريق تقنية المعلومات كميسرين لمتطلبات المشروع وضوابط النظام.[١٠]

لا بُد أيضًا من تكوين أعضاء فريق المشروع المنفذ من خلال تحديد وتجميع فريق أساسي للوظائف المناسبة فهذا بدوره سيعطي النتائج المرجوة، لذلك من الضروري تحديد الأدوار والمسؤوليات المختلفة في منهجية المشروع في البداية وتوفير المصادر المناسبة وتدريبهم ليكونوا جزءًا من فريق المشروع، وفي حالة الفشل في إعادة تصميم العمليات التجارية فإن الحاجة إلى إدارة التغيير التنظيمي وإعادة هندسة العمليات التجارية أصبحت مهمة، فبعد معرفة ما هو نظام ERP، فهذا بدوره يؤدي إلى جعل نظام ERP ليس أكثر من نظام تجميع البيانات، والذي لا يمكن الاعتماد عليه لاتخاذ القرارات.[١٠]

برمجيات نظام ERP

إن نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP، هو برنامج لإدارة عمليات الأعمال يسمح للمؤسسة باستخدام نظام من التطبيقات المتكاملة لإدارة الأعمال وأتمتة العديد من وظائف المكتب الخلفي المتعلقة بالتكنولوجيا والخدمات والموارد البشرية، ويدمج برنامج ERP عادةً جميع جوانب العملية، بما في ذلك تخطيط المنتج وتطويره وتصنيعه ومبيعاته وتسويقه في قاعدة بيانات واحدة وتطبيق وواجهة مستخدم، يُعد برنامج ERP نوعًا من أنواع تطبيقات المؤسسات، وهو برنامج مُصمم ليتم استخدامه من قبل الشركات الكبرى ويتطلب غالبًا فرقًا مخصصة لتخصيص البيانات وتحليلها وللتعامل مع الترقيات والنشر، في المقابل تُعد تطبيقات ERP للشركات الصغيرة حلول برمجية لإدارة الأعمال خفيفة، ومن أهم البرمجيات المُستخدمة ما يأتي:[١١]

  • Netsuite ERP.
  • SAP ERP.
  • حكيم ERP.

وبعد معرفة ما هو نظام ERP فإن معظم المؤسسات تنفذ أنظمة ERP لاستبدال البرامج القديمة أو لدمج تطبيقات ERP لأنه لا يوجد نظام حاليًا، حيث إن المؤسسات تنفذ ERP للأسباب التالية:[١١]

  • لاستبدال برنامج ERP القديم بنسبة 49%.
  • لاستبدال الأنظمة المحلية بنسبة 16%.
  • لاستبدال برامج المحاسبة بنسبة 15%.
  • لتحل محل أنظمة أخرى غير ERP، ليس لديها نظام بنسبة 20%.

المراجع[+]

  1. "Business administration ", www.wikiwand.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.
  2. ^ أ ب "Enterprise resource planning ", www.wikiwand.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.
  3. ^ أ ب ت ث "ERP", www.computerhope.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.
  4. "Enterprise Resource Planning (ERP)", www.investopedia.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.
  5. ^ أ ب "What is ERP?", www.businessnewsdaily.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.
  6. "Enterprise Resource Planning (ERP)", www.techopedia.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.
  7. "Top Tools for ERP Enterprise Resource Planning", www.investopedia.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.
  8. "The Real Cost of an Enterprise Resource Planning System", www.thebalancesmb.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.
  9. "5 Signs Your Startup Needs an Enterprise Resource Planning Solution", www.businessnewsdaily.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.
  10. ^ أ ب ت "Choosing and Implementing ERP - Top Challenges Faced by Organizations", www.entrepreneur.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.
  11. ^ أ ب "Best ERP Software 2019: Comparison & Reviews", www.webopedia.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.

106804 مشاهدة