كيفية كتابة رسالة إدارية

بواسطة: - آخر تحديث: ٠٨:٥٠ ، ٢٨ مارس ٢٠١٩
كيفية كتابة رسالة إدارية

الرسالة الإدارية

الرسالة الإدارية تُعرف على أنها نوع من أنواع الكتابة الوظيفية والتي تعتمد على الاتصال من خلال الكتابة بين جهتين مختلفتين مثل جهتين رسميتين أو فرد وجهة رسمية والعكس صحيح، وتأتي أهمية الرسالة الإدارية من خلال التواصل والتخاطب بين العديد من المؤسسات الحكومية وغير الحكومية، ويمكن كتابة هذا النوع من الرسالة من خلال اتباع مجموعة من العناصر، وفي هذا المقال سيتم التعرف على كيفية كتابة رسالة إدارية.

كيفية كتابة رسالة إدارية

فيما يخص طول الرسالة الإدارية فإنّها قد تكون طویلة أو قصیرة تبعاً لطبيعة المحتوى، وبشكل عام فإنّه يمكن كتابة الرسالة الإدارية من خلال اتباع مجموعة معينة من العناصر، حيث أنها تأتي على النحو التالي:

  • الترويسة، يجب أن تكون على الجزء العلوي من الرسالة وتشمل عنوان الشركة بالتفصيل.
  • الرقم أو الإشارة، ويدل على الموضوع الخاص بالرسالة وعلى الترتيب الرقمي في دفتر الشركة للصادرات.
  • التاريخ، يكتب على أعلى يمين الرسالة ويضمن اسم بلد المرسل واليوم والشهر والسنة.
  • مركز المرسل إليه وعنوانه، يكتب في أعلى الرسالة في الزاوية اليمنى باللغة العربية ويكب بالإنجليزية على الزاوية المقابلة.
  • التحية الافتتاحية، يجب أن تتكون من عبارات احترام مثل "السلام عليكم ورحمة الله وبركاته"
  • موضوع الرسالة، يجب ذكر كلمة الموضوع وعبارة قصيرة تدل على موضوع الرسالة.
  • جسم الرسالة، يتم ذكر الموضوع الذي تهدف الرسالة المرسلة إليه.
  • الإيجاز في طرح الموضوع، واستخدام لغة سهلة، كما يجب الدخول في الموضوع بشكل فوري وواضح.
  • التحية الختامية، هي عبارة عن جملة مهذبة تابعة للتحية الإفتتاحية.
  • التوقيع والختم، يحب أن يشمل اسم المرسِل ومركزه الوظيفي.
  • المرفقات، يجب كتابة كلمة مرفقات وذكرها في الرسالة إن وجد.
  • نسخ أصحاب العلاقة، وهم الأشخاص المعنيين بالرسالة والمطلوب منهم الرد عليها.
  • الرموز، وهي أحرف اسم كاتب الرسالة الأولى.

كيفية كتابة رسالة إدارية إلكترونية

بالنسبة لمضمون الرسالة الإدارية فإنّها قد تكون مُتعلقة بشكوى معينة أو تقديم طلب لوظيفة مُعلن عنها وذلك استناداً إلى نموذج معين، ويمكن كتابة الرسالة الإدارية الإلكترونية من خلال اتباع مجموعة معينة من العناصر، وتأتي على النحو التالي:

  • التعريف عن النفس، يجب التعريف عن النفس في بداية الرسالة سواء أكان المُرسل له معروف أو لا.
  • الإبتعاد عن الأمور الشخصية في الحديث، فيجب الابتعاد عن هذه الأمور بشكل نهائي فربما يطلع على الرسالة آخرون غير المرسلة له.
  • الرد على الرسالة في الوقت المناسب، حتى لا يترك التأخير في الرد على الرسالة أي انطباع سلبي، فيجب عدم التأخر في الرد عن أربعة وعشرين ساعة.
  • تَجنب ارتكاب الأخطاء النحوية، فيجب قراءة الرسالة أكثر من مرة قبل إرسالها للتأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية والنحوية.
  • عدم استخدام الكلمات المختصرة والمصطلحات الغريبة، حتى لا تُسبب أي تشويش للمتلقي.
  • إضافة عنوان واضح للرسالة، ويجب أن يكون متعلقاً بالموضوع الرئيسي الخاص بالرسالة المرسلة. 
  • إرسال الرسالة إلى الأشخاص المعنيين فقط، حتى لا يتم تلقي أي نتائج سلبية من قبل الأشخاص غير المهتمين.
  • يجب أن تكون الرسالة مختصرة، كما يجب تجنب ذكر المواضيع غير المهمة في النص، ويجب استخدام علامات الترقيم في المكان المخصص لها.
  • يجب إضافة توقيع خاص في نهاية الرسالة، ويفضل أن يكون التوقيع عبارة عن التصميم الخاص بالشركة الخاصة بالمرسل حتى لا يتشوش العملاء في أثناء الرد على الرسالة.
  • تَجنب الإفصاح عن المعلومات السرية، حتى لا تصل إلى شخص غير معني ويستخدمها في مسائل قانونية.
  • يجب التحقق من عدد وحجم الملفات المرفقة، حتى لا يواجه الشخص المُتلقي صعوبة في تنزيلها إذا كانت ذات حجم أو عدد كبير.